Bagaimana Membuat Drop-down List di Excel?

Drop-down List itu daftar ke bawah yang berada di dalam sebuah cell excel (tersembunyi), yang apabila cell tersebut di-klik akan muncul item-item yang sudah dimasukkan ke dalam daftar pada cell tersebut.

Drop-down List bermanfaat untuk mempercepat dan memudahkan pekerjaan dengan excel yang berkaitan dengan pengisian data yang sama secara berulang-ulang, sekaligus menghindari kesalahan tulis.

Misalnya: Seorang guru kelas (wali kelas) harus memiliki catatan tentang kegiatan ekstrakurikuler yang dipilih dan diikuti oleh setiap siswa di kelas berdasarkan sejumlah kegiatan ekstrakurikuler yang diselenggarakan di sekolah. Setiap siswa harus memilih satu dari kegiatan dimaksud.

Daripada guru harus menuliskan satu demi satu jenis kegiatan yang diikuti oleh siswa di kelas pada lembar kerja excel, lebih baik guru tersebut memasukkan jenis kegiatan ekstrakurikuler di dalam daftar yang bisa di-klik langsung, tanpa harus menuliskan berulang kali.

Bagaimana cara membuat drop-down list, menambah atau mengurangi item pada daftar yang sudah ada, dan menghapus drop-down list yang sudah dibuat? Tulisan ini akan menunjukkan bagaimana caranya.

Membuat Drop-down List di Excel

Untuk memudahkan Anda memahami penjelasan tentang cara membuat drop-down list ini, kita akan menggunakan kertas kerja (worksheet) seperti di bawah ini. Cermatilah!

Gambar: Kertas kerja yang akan dibuat drop-down list

Gambar di atas adalah contoh kertas kerja yang akan dibuat drop-down list pada cell-nya. Guru harus mengisi data tersebut satu demi satu, mulai dari Jenis Kelamin, Kelas, hingga Jenis Kegiatan Ekstrakurikuler yang ada. Guru tidak perlu menuliskan setiap isian, tetapi cukup KLIK dan pilih pada cell.

Jika cell-cell sudah dibuat drop-down list, maka ketika salah satu cell pada kolom Jenis Kelamin, Kelas, atau Ekstrakurikuler di-klik akan muncul ikon panah ke bawah di sebelah kanan, dan ketika panah tersebut di-klik akan muncul tulisan sesuai kolom itu. Lihat gambar di bawah ini.

Gambar: Ketika cell pada kolom Jenis Kelamin di-klik
Gambar: Ketika cell pada kolom Kelas di-klik
Gambar: Ketika cell pada kolom Ekstrakurikuler di-klik

Gambar-gambar di atas menunjukkan contoh tampilan kertas kerja yang sudah dibuat drop-down list di dalamnya. Ketika salah satu cell di bawah judul kolom di-klik akan muncul tampilan seperti itu. Jadi, guru tidak perlu menuliskan satu demi satu, melainkan cukup klik drop-down list tersebut.

Di bawah ini adalah urut-urutan membuat drop-down list. Cermati gambar di bawahnya pula.

  1. Aktifkan cell atau cell-cell dalam kolom yang akan dibuat frop-down list;
  2. Klik Data, kemudian cari Data Validation, dan klik;
  3. Lihat pada Allow, klik pada any value, dan pilih List;
  4. Klik pada source, buka sheet 2, dan drag (aktifkan) pada kolom Jenis Kelamin beserta seluruh cell di bawahnya (L,P);
  5. Kembali ke sheet 1, dan klik OK.
Gambar: Langkah 1-2 membuat drop-down list (aktifkan cell, klik Data, klik Data Validation)
Gambar: Gambar: Langkah 3 membuat drop-down list setelah klik Data Validation (pilih List)
Gambar: Langkah 4-5 membuat drop-down list setelah klik List (pastikan dua kotak pilihan di sebelahnya dicentang semua, taruh cursor pada kotak Source, buka referensi, klik referensi yang dibutuhkan, kembali ke sheet 1, terus klik OK)

Setelah membuat drop-down list pada kolom jenis kelamin selesai, lakukan hal yang sama sesuai langkah-langkah di atas untuk kolom Kelas dan Ekstrakurikuler.

Menambah atau Mengurangi Item pada Drop-down List

Kalau kita mau menambah atau mengurangi item pada drop-down list yang sudah ada, tinggal kita lakukan pada referensinya (source-nya). Langsung!

Misalnya kita akan mengurangi item pada kolom Ekstrakurikuler. Contoh: Bina Vokalia akan kita hapus. Maka kita langsung saja hapus item Bina Vokalia pada referensi.

Jika kita mau menambahkan, caranya sama. Kita masuk ke referensi, kita tambahkan di situ apa yang kita inginkan. Otomatis item pada drop-down list akan bertambah.

Jadi, kalau kita mau menambah atau mengurangi (menghapus) item pada drop-down list, kita langsung lakukan pada source-nya (referensinya).

Menghapus Drop-down List yang Sudah Ada

Untuk menghapus drop-down list yang sudah ada, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Aktifkan semua cell yang akan dihapus drop-down list-nya;
  2. Klik Data, terus klik Data Validation;
  3. Pada Data Validation form, klik Clear All;
  4. Klik OK.

Perhatikan gambar di bawah.

Gambar: Langkah 1 menghapus drop-down list (aktifkan seluruh cell)
Gambar: Langkah 2 menghapus drop-down list (klik Data, kemudian Data Validation)
Gambar: Langkah 3-4 menghapus drop-down list (pada Data Validation form tersebut klik kotak Clear All yang ada di bawah kiri, kemudian klik OKl)

Menghapus drop-down list dapat dilakukan kolom demi kolom, atau bahkan cell demi cell, dapat pula dilakukan semuanya (sejumlah kolom yang ada beserta cell-nya) sekaligus.

Kalau langsung menghapus semuanya (beberapa kolom), akan muncul pop-up untuk konfirmasi. Klik saja OK dan lanjutkan ke langkah berikutnya hingga selesai.

Video lengkap tentang cara membuat drop-down list, menambah item pada drop-down list, menghapus drop-down list yang sudah dibuat dapat ditonton di bawah ini.

Please accept YouTube cookies to play this video. By accepting you will be accessing content from YouTube, a service provided by an external third party.

YouTube privacy policy

If you accept this notice, your choice will be saved and the page will refresh.

0 comments… add one

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Situs ini menggunakan Akismet untuk mengurangi spam. Pelajari bagaimana data komentar anda diproses.